GTDの勉強 2日目 〜処理ステップ、整理ステップ〜
GTDの勉強 1日目ではそもそもGTDって何？って話とそのワークフロー、その第1ステップである収集ステップについて書きました。ここでは頭の中にある気になること全てを一つのテーブルに集めるということをやりました。そして今回は第2ステップである処理ステップと第3ステップである整理ステップについて書きます。処理ステップでは、収集ステップで集めた項目を6つのリストに振り分けますどう処理するかを決め、整理ステップでは各項目を6つのリストに振り分けます。要するに処理、整理ステップで収集したものから必要なものだけを取り出して、それを「やること」「待つこと」などのリストに振り分けます。
ちょっと分かりづらいかもしれないですが、処理ステップはあくまでどうするか決めるだけで、実際にリストに振り分けるのは整理ステップでの作業です。ここは区別がつきづらい点なのですが、GTDは元々仕事が多すぎる人のために考え出されたものなので、それほど仕事量が多くない人はGTDを行う時もこの2つのステップを一緒にやってしまう人が多いようです。「整理整頓」という言葉があります。「整理」は不要なものを捨てる、「整頓」は必要なものを使いやすいように並べることですが、GTDでは「整理」→処理ステップ、「整頓」→整理ステップという対応になります。なんか言葉で説明すると余計いみふになりそうですが、2段階に分けて分類しますよ！ってこってす。
処理ステップ、整理ステップの目的
集めた項目を仕分けることで、今自分が注目するべきものを洗い出し、行動する際の迷いをなくすのが目的です。
処理ステップ、整理ステップのフロー
このステップの流れを示したのが下の図になります(写真でわかるGTDから拝借)。
簡単に各リストについて説明すると、
- 「いつかやる、多分やる」リスト：やろうとは思うけど、今はまだやる気にならないもののリスト。
- 「資料」フォルダ：そもそも行動する必要がないものはここに振り分けられます。
- 「プロジェクト」リスト：実行するのにいくつかの段階を踏む必要があるもの、処理が面倒なもののリスト。
- 「カレンダー」リスト：この日にやるって決まってるもののリスト。
- 「連絡待ち」リスト：誰かに依頼したり、返事待ちだったりするもののリスト。
- 「次に取るべきアクション」リスト：次に時間が空いたときにできるもののリスト。
それと図の一番上のほうに「inbox」というのがありますが、これは収集ステップで集めた項目をまとめて入れておく場所だと思ってください。これは手帳でもいいし、デジタルのメモツールでもいいです。
具体例
じゃあ「銀行口座を開設する」というタスクを上記フローにしたがって仕分けしてみます。
- 「それは何？」→これはまんまですねｗ銀行口座を開設します。
- 「行動を起こす必要がある？」→口座を開設するには窓口やネットで手続きする必要があるので行動を起こす必要がありますよね。だからYes。
- 「次のアクションは複雑？」→手続きが若干面倒だとは思うけど、複雑というほどでもないのでこれはNo。
- 「2分以内にできる？」→ネットだとできるかもしれないが、普通無理だと思われるのでNo。
- 「自分でやるべき？」→自分でやります。Yes。
- 「あとでやる？」→ここは人により分かれると思います。追々この日にやるって決めてる人はYesになるし、空いた時間にすぐやるって人はNoになります。今回はNoにしときます。
こんな感じで、「銀行口座を開設する」っていうタスクは最終的に「次に取るべきアクション」リストに追加されます。こうやって書くとメチャメチャ面倒な作業に見えますが、はじめだけです。慣れてくると項目1つにつき数秒、数十秒くらいでできるようになります。こうして「今注目すべきもの」とそうでないものに分けることで、目の前のやることに集中することができます。
